access_logo

ශ්‍රී ලංකාවේ ප්‍ර‍ථම තොරතුරු බ්ලොග් අඩවිය. අනුග්‍රහය Access.

කාර්යක්ෂම දුරස්ථ සේවා සංස්කෘතියක් බිහිකර ගැනීම

 

පවතින තාක්ෂණික යටිතල පහසුකම් යෙදාගෙන කාර්යාලයෙන් දුර සිට වැඩ කිරීම දැන් පහසු කටයුත්තක් (P1)

කෝවිඩ්-19 හෙවත් කොරෝනා වයිරසය ලෝකය හා අප රටම ආක්‍රමණය කරමින් පැතිර යමින් පවතින මොහොතක එය වැළැක්වීම සඳහා මිනිසුන් පිරිස් වශයෙන් ඒකරාශී වීම වළක්වාලමින් ඈත්ව තැබීමට පියවර ගැනීමේ වැදගත්කම රජයේ හා සෞඛ්‍ය බලධාරීන්ගේ අවධානයට ලක්ව තිබීම පැසසුමට කරුණක්. කෙසේ වෙතත්, මෑතක් වන තුරුම ගතානුගතික සේවා ආකෘතිවලට හුරුව කටයුතු කළ දේශීය සමාගම් ආයතනවලට මේ නිසා මුහුණ පාන්නට සිදු වන දැඩි අභියෝගයක්ද තිබෙනවා. ඒ තමයි, තම මෙහෙයුම්වලට වඩාත්ම උචිත හා ඵලදායී දුරස්ථ සේවා පරිසරයක් ස්ථාපිත කරගැනීම. මෙහිදී මතු වන අභියෝගය වන්නේ එවැනි සේවා ආකෘතියකට හුරු වීමේදී ඉස්මතු වන ගැටළු විවිධ ක්ෂේත්‍ර රැසක්ම පුරාවට විසිරී පවතින ඒවා වීම. ආයතනික සංස්කෘතිය, ආයතනික නායකත්වයේ මනෝභාවය හා ආකල්ප, තමන්ගෙන් අපේක්ෂා කරන දේවල් සම්බන්ධයෙන් සේවකයන් අතර පවතින අවබෝධය සහ සේවා අරමුණු සන්නිවේදනය කිරීම, පිහිටුවා ගැනීම, ප්‍රගති විමර්ශනය හා ඉලක්ක සාක්ෂාත් කරගැනීම ආදී කාරණා අරබයා ඒ ඒ සමාගම් විසින් දැනට යොදාගනු ලබන මෙවලම් හා ක්‍රමවේද ආදිය ජයගත යුතු අභියෝග කිහිපයක්.

 

අද කාලයේ කාර්යාල කටයුතුවලින් බොහොමයක් ලැප්ටොප් පරිගණක මත සිදු කරන ඒවා බව නොරහසක්. එමෙන්ම, බොහෝ සමාගම් හා ඒවායෙහි සේවකයන් එකිනෙකා අතර රාජකාරීන් සම්බන්ධීකරණය කරගැනීමට මෙන්ම ඇතැම් විට සැපයුම්කරුවන් හා ගනුදෙනු පැවැත්වීම හා සේවා ලාභීන් වෙත සේවා ලබාදීම සඳහා පවා විද්‍යුත් තැපෑල හා චැට් යෙදුම් ආදිය භාවිත කරන බවක් පෙන්නුම් කළත් තවමත් බොහෝ දෙනා හුරුව සිටින්නේ සෑම සේවකයෙකුම කාර්යාල පරිසරයක සේවයට වාර්තා කොට වැඩ කිරීම වඩා පහසුදායී ලෙස සිතීමටයි. මෙම කාර්යාල මත අධික ලෙස රඳා පැවතීම නිසා පවතින තාක්ෂණයන්හි සම්පූර්ණ ප්‍රතිලාභ ලබාගෙන මෙහෙයුම් කාර්යක්ෂම කරගැනීමට බොහෝ සමාගම්වලට නොහැකි වී තිබෙනවා.

 

සාර්ථක හා කාර්යක්ෂම ලෙස දුර සිට සේවය කළ හැකි සංස්කෘතියක් ස්ථාපිත කිරීමට නම් සමාගම් හා ආයතනවල පාලකයන් මෙන්ම ඒවායෙහි සේවකයන්ද කාරණා කිහිපයක් සම්බන්ධයෙන් කැප වන බව සහතික කරගැනීම වැදගත්. කණ්ඩායමක් දුර සිට කළමනාකරණය කරගැනීමේදී වඩාත්ම ප්‍රයෝජනවත් හා හොඳම ක්‍රමවේද ගැන කණ්ඩායම් නායකයන් දැනුම්වත් කිරීම හා නිවසේ සිට සේවා ඵලදායීතාව පවත්වා ගත හැකි ආකාර ගැන සේවකයන්ට මාර්ගෝපදේශනය ලබා දීම යන කරණු දෙක මෙහිදී අතිශයින්ම වැදගත්.

 
 
remote management via app

දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායම් කළමනාකරණය කිරීම අභියෝග රැසක් මතු කරන කාර්යයක්. නමුත් කාර්යක්ෂම උපක්‍රම ඇසුරින් ඉහළම ඵලදායීතාවක් ලබා ගැනීම අසීරු නෑ. (P2)

දුර සිට කණ්ඩායම් වෙත නායකත්වය දීම

1. අවශ්‍ය වන සන්නිවේදනයන් සඳහා පහසුකම් සලසා දීම

විවිධ තැන්වල විසිරී සිටින කණ්ඩායමක් සාර්ථකව කළමනාකරණය කරගැනීමට නම් අඛණ්ඩ සන්නිවේදනයක් පවත්වා ගැනීම අනිවාර්යෙන්ම අවශ්‍ය වෙනවා. සේවා කණ්ඩායමේ සෑම සේවකයෙකුම හුදෙක් තමන්ට පැවරෙන දෛනික වැඩ පමණක් නොව කණ්ඩායමේ මෙන්ම සමාගමේ අවසන් අරමුණු සාකෂාත් කරගැනීම උදෙසා ස්වකීය වැඩ කොටස දායක වන ආකාරය ගැනත් දැන සිටීම දුර සිට කළමනාකරණය කරනු ලැබෙන කණ්ඩායමක ඵලදායීතාව තහවුරු කිරීමට අත්‍යවශ්‍ය සාධකයක් වෙනවා. මෙය පහසු කරගැනීමට සඳහා යොදා ගත හැකි නවෝත්පාදනාත්මක බහු ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ හා සන්නිවේදන මෙවලම් කිහිපයක් ගැන ඉදිරි ලිපියකදී සාකච්ඡා කිරීමට අප බලාපොරොත්තු වෙනවා.

කාර්යාල පරිසරයක් සලකා බැලීමේදී එවැන්නක් තුළ කණ්ඩායම් සාමාජිකයන් නැතහොත් සේවකයන් අතර ඇති විවිධ ගැටළු හා දුෂ්කරතා ආදිය පහසුවෙන් ඉස්මතුව පෙනුණත් දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායමක් තුළ උද්ගත විය හැකි ගැටළු බොහෝ විට සැඟවී පවතින ඒවායි. බොහෝ අවස්ථාවලදී සමස්ථ වැඩ කාර්ය සටහනේ අනපේක්ෂිත ප්‍රමාද වීම් ඇති වෙලා හැම දෙනාගේම වැඩ කටයුතු එකතැන හිර වෙන තත්ත්වයක් පවා උදා වෙලා තත්ත්වය ඉතාම නරක අතට හැරෙන තුරුම එවැනි ගැටළු මතුපිටින් පෙනෙන්නට පටන් ගන්නේ නෑ. මෙැවැනි තත්ත්ව වළක්වා ගැනීම උදෙසා අත්‍යවශ්‍යයෙන්ම කළ හැකි දෙයක් තමයි විවිධ කාර්යයන්ට අදාළ පසු ප්‍රතිචාර ලබා දිය හැකි ආකාර විවෘත කොට සෑම අයෙකුටම තමන් මුහුණ දෙන ගැටළු ප්‍රකාශ කරන්නට ඉඩ ප්‍රස්ථා සලසා දීම. එවිට ඕනෑම ගැටළුවක් හැකි ඉක්මනින්ම විසඳා ගැනීමට අවස්ථාව ලැබෙනවා.

දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායම්වලට වැදගත්ම තවත් කාරණයක් තමයි බොහොම සක්‍රීය හා නම්‍යශීලී වෘත්තිකයන් හා සතිපතා සමාලෝචන ආදී දෙයින් පාඩම් ඉගෙන ගැනීම. ඒ වගේම, Google Hangouts සහ Zoom වැනි වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ යෙදුම් හරහා සෑම දෙනාටම දිනපතා අන්තර්ජාලය හරහා එකට මුණගැසී සාකච්ඡා පවත්වන්නට පුළුවන්කම තිබෙනවා.

දිනපතාම පාහේ සෑම සේවකයෙකුම එකම වේගයෙන් සේවයට සම්බන්ධ කරගැනීම සඳහා සෑම අයෙකුටම මෙම ප්‍රශ්න තුනට පිළිතුරු ලබා දෙන්නට උපදෙස් දීම ප්‍රයෝජනවත් විය හැකියි: පසුගිය රැස්වීමේ සිට මේ වන විට මා කර ඇති වැඩ කොටස කුමක්ද? ඊළඟ රැස්වීම පැවැත්වෙන අවස්ථාව වන විට මා සම්පූර්ණ කරන්නට බලාපොරොත්තු වන වැඩ මොනවාද? සහ එහිදී මගේ වැඩවලට බාධා ඇති කෙරෙන කාරණා මොනවාද? මේවාට ඉතාම කෙටි පිළිතුරු ලබාගැනීමෙන් පසුව රැස්වීම අවසානයේදී ඒ ඒ සේවකයා මතු කරන කාරණා සාකච්ඡා කළ හැකියි. මින් පෙර අප විසින් පළ කළ සාර්ථක සන්නිවේදනයකට මග කියන Agile ක්‍රමවේද යන ලිපිය කියවීමෙන් ඔබටත් මෙම කාර්යය වඩා හොඳින් ඉටු කරන ආකාරය ගැන ඉතා පැහැදිලි අවබෝධයක් ලබාගන්න පුළුවන්.

2. කාර්යයන් කුඩා කොටස්වලට බෙදා දැක්වීම

වැඩ නිම කළ යුතු දිනය ඉතා ඈතින් පිහිටි විශාල කාර්යයන් ඉටු කිරීමට තිබීමෙන් ඔබේ සේවක කණ්ඩායමේ වැඩ ශෛලියට බාධා ඇතිවෙන්න පුළුවන්. දුර සිට වැඩකරන සේවකයන් සමග කටයුතු කිරීමේදී ඔබ ඉදිරිපිට නොසිටින කණ්ඩායමක් වැඩ කරන ආකාරය නිරීක්ෂණය කිරීමේ පාලන විධිවිධාන ආශ්‍රිත අවශ්‍යතා ඉටුකරගන්න වෙනවා. විශාල කාර්යයන් කුඩා සුළු කාර්යයන්ට බෙදා ඉටු කිරීමේ වාසි රැසක්ම තිබෙනවා:

1 - ඔබ අපේක්ෂා කරන ප්‍රතිඵලය ලබා ගැනීමට නම් සිදු විය යතු දේ කුමක්ද යන්න ගැන පැහැදිලි අවබෝධයක් ඔබට ලැබෙනවා.

2 - තමන් කළ යුතු කාර්යය කුමක්ද යන්න සේවකයන්ට ඉතා පහසුවෙන් තේරුම් ගන්න පුළුවන්.

3 - සමස්ථ කාර්යයේ ප්‍රගතිය ගැන ඉතා පැහැදිලි දැක්මක් ඇතිකර ගන්න ඔබට පුළුවන්.

4 - කිසියම් කාර්යයක් ඉටු කිරීමේදී ඉස්මතු වන බාධක කලින්ම හඳුනාගෙන පහසුවෙන් විසඳාගන්න පුළුවන්.

5 - තනි තනි සේවකයන් විශාල කාර්යයකින් බෙදා දක්වන ලද කුඩා කාර්යයන් සම්බන්ධයෙන් එකවර කිසිදු ගැටීමකින් තොරව වැඩකරමින් මුළු කාර්යය සාමූහිකව නිම කරන්නට පුළුවන්.

6 - කිසියම් සේවකයෙකුට කුඩා එහෙත් පැහැදිලිව නිශ්චය කර ඇති කාර්යයන් කිහිපයක් ඉටු කිරීම තුළින් ලැබෙන ආත්ම තෘප්තිය සමගින් ඵලදායීතාව හා අභිප්‍රේරණය ඉහළ මට්ටමක පවත්වා ගන්න පුළුවන්.

3. ප්‍රතිඵල කෙරෙහි අවධානය යොමු කරමින් කටයුතු කිරීම

දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායමක් හසුරුවා ගැනීම කාර්යාලයේ සිටින කාර්ය මණ්ඩලයක් කළමනාකරණය කරගැනීමට වඩා බෙහෙවින් අසීරු කාර්යයක් බව අමුතුවෙන් කියන්නට අවශ්‍ය නෑ. සේවකයන් භෞතිකව ළඟ නොසිටීම යනු ඔවුන් හා අදාළ ආයතනයේ ඉලක්ක හා වටිනාකම් අතර කිසියම් අසම්බන්ධිතතාවක් ඇති කරන්නට හේතු වන කරුණක් වීම ඊට හේතුවයි. එසේම, එවැනි අවස්ථාවකදී කාර්යාලයේ සිටින විට මෙන් රාජකාරීන්ට නිසි ලෙස වාර්තා කරන්නේද යන්න ගැන සොයා බැලීමට ඇති අපහසුව නිසා සේවකයන්ගෙන්  බලාපොරොත්තු වන සක්‍රීයභාවය හා කැපවීම සැමවිටම ලැබෙනවාද යන්න සැකහැර දැනගැනීඹට තරමක් අසීරු තත්ත්වයට පත් කෙරෙනවා. මේ නිසා, පැහැදිලිව කාර්යයන් පැවරීම හා කණ්ඩායමේ සේවක සාමාජිකයන් අතර මනා සන්නිවේදනයක් සඳහා විධිවිධාන සැලසීම සිදු කරන අතරම කණ්ඩායමේ එකිනෙකා අතර නිසි අන්තර් අවබෝධයක් මෙන්ම සිය වගකීම් හා භූමිකාව සම්බනධයෙන් මනා වැටහීමත් පවත්වා ගැනීමත් ඉතාම වැදගත්. මෙවැනි තත්ත්වයක් තුළ කරන්නට නියමිතව ඇති කාර්යයන් සම්බන්ධයෙන් සේවකයන් වෙත දිනපතා කාර්ය පැවරීමක් සහ ඔවුන් විසින් සම්පූර්ණ කරන ලද කාර්යයන් සම්බන්ධයෙන් යාවත්කාල වීමක් ලබා දීම තුළින් සහභාගීත්වය හා අභිප්‍රේරණය ඉහළ මට්ටමකින් පවත්වා ගැනීමට හැකි වෙනවා.

මීට අමතරව, තවමත් නිවසේ සිට වැඩ කිරීම ගැන පුරුද්දක් නොමැති සේවා සගයන් හට සහාය වෙමින් ඔවුන්ට එකී පරිවර්තනයට ලක් වීමට උපකාර කිරීමත් ඉතාම වැදගත්. එවැනි මාර්ගෝපදේශන කිහිපයක් පහතින් දැක්වෙනවා.

 
 
work in bed

කාර්යාලයකට සීමා වී වැඩ කිරීමට තදින්ම පුරුදු වූ පුද්ගලයන්ට නිවසේ සිට වැඩ කිරීම තරමක් නුහුරක් දනවන්නක් විය හැකියි. අපේ පරිසරය සෑම විටම අපේ මනස රාමු කරනවා. මේ නිසා ඇඳේ වැතිරී සිටින විට කිසිම වැඩක් ඔබට කළ හැකි වේ යැයි සිතන්න අසීරුයි. (P3)

නිවසේ සිට ඵලදායීතාව පවත්වා ගැනීම සම්බන්ධ මගපෙන්වීම්

නිවසේ සිට වැඩ කරන විට ඵලදායීතාව පවත්වා ගැනීම අතිශය අභියෝගාත්මක දෙයක් විය හැකියි. සාමාන්‍යයෙන් එලෙස වැඩ කිරීමට හුරු පුරුද්දක් නොමැති අයගේ සිත් තුළට ‘’මේ කාර්යය කොහොම හරි ඉටු කළ යුතුයි” යන ආකල්පය කාවැද්දීම වුණත් අභියෝගයක් වෙන්න පුළුවන්. කෙනෙකු නිදන ඇඳේ සිට වැඩ කරන මේසයට ඇති දුර මීටර් කිහිපයක් වෙන්න පුළුවන් වුණත් ආකල්පමය වශයෙන් ඇති පරතරය එලෙස පහසුවෙන් මනින්නට පුළුවන් දෙයක් නෙමෙයි. කෙසේ වෙතත්, අද පවතින වාතාවරණය තුළ සාර්ථකව වැඩ කරන්නට නම් අත්‍යවශ්‍යම නිපුණතාවක් වන්නේත් සේවකයන් සිය ආකල්ප යම් තරමකට වෙනස් කරගෙන නිවසේ සිටින විට වැඩ කිරීමෙන් ඔවුන් ඈත් කරන්නට හැකි සාධක කළමනාකරණය කර ගැනීමයි. මේ සඳහා ප්‍රයෝජනවත් වන ඉඟි කිහිපයක් පහතින් දැක්වෙනවා.

1. උදෑසන කාර්ය රටාව පවත්වා ගැනීම

නිසි වැඩ කාර්ය සටහනක් නොහොත් සැලැස්මක් තිබීමෙන් යම් දිනයකදී කළ යුතු වැඩ සම්බන්ධයෙන් මගපෙන්වීමක් ලබා දෙනවා පමණක් නොව සේවකයන්ට සිය අභිප්‍රේරණය නොහොත් සක්‍රීය මානසිකත්වය පවත්වා ගැනීමට සහායක්ද ලැබෙනවා. තරමක් වේලාසනින් අවදි වී කාර්යාලයේ වැඩට යන සාමාන්‍ය දිනවලදී කරන දේවලට සමාන කාර්ය රටාවක් පවත්වා ගැනීමෙන් කෙනෙකුට වැඩ කිරීමට බාධා ඇති කරන අනවශ්‍ය දේවල් හා බාධාකාරී ආකල්ප මැඩපවත්වා ගන්න සහායක් ලැබෙනවා.

2. කළ යුතු වැඩ ලැයිස්තුවක් (Todo-List) සකසා ගෙන කල්තියා වැඩට බැසීම

ඔබ හැකිතාක් කල් ඇතිව ඔබේ කළ යුතු වැඩ ලැයිස්තුව සකස්කර ගැනීම ඉතාම වැදගත්. මෙලෙස කල්තියා ඔබ විසින් කළ යුතු වැඩ ලැයිස්තුවක් සකසා ගැනීමේ ප්‍රධානතම වාසිය වන්නේ සෑම දිනකම උදෑසන අවදි වී අදාළ දිනය තුළදී කළ යුතු කාර්යයන් මොනවාද යන්න ගැන සිතමින් කාලයත් ඔබේ ශ්‍රමයත් වැය කරන්නට සිදු නොවීමයි. කණ්ඩායම් වශයෙන් සේවකයන් වැඩ කරන අවස්ථාවලදී සිදු විය යුතු වැඩ කොටස කුමක්ද යන්න කණ්ඩායම් නායකයන් පැහැදිලිව දැන සිටීමත්, ඒ අනුව අදාළ කාර්යයන් පැවරීමේ හැකියාව ඔවුන් සතුව පැවතීමත් ඉතාම වැදගත්. මේ ගැන වැඩිදුර තොරතුරු පහතින් කියවන්න පුළුවන්.

3. සීමාවන් පිහිටුවා ගන්න, කෙටි විවේකයක් ගන්න, ජයග්‍රහණ සමරන්න

ඔබ නිවසේ සිට වැඩකරන තාලය මනාව පවත්වා ගැනීමත් වැදගත්. කාර්යාලයේදී මෙන් ඔබ වැඩ කළ යුතු කාලය සම්බන්ධයෙන් පැහැදිලි සීමාවක් සැමවිටම දැනගැනීම තරමක් අසීරු විය හැකියි. එනිසා ඵලදායී ලෙස කටයුතු කරන අතරම ඕනෑවට වඩා වෙහෙස වී හෙම්බත් නොවීමටත් ඔබ වගබලා ගත යුතුයි. නිවසේ සිට වැඩ කිරීම යනු හැම මොහොතකම වැඩ කිරීමට සමාන පදයක් නෙමෙයි. වැඩවලට සිමාවන් පමුණුවා ගන්න. එමෙන්ම, රාජකාරී වැඩක නිරත නොවන අවස්ථාවලදී ශාරීරිකව මෙන්ම මානසිකවත් ඔබේ කාර්යාල වැඩවලින් මඳක් ඈත්ව විවේකයක් ගන්න. කාර්යාලයේදී මෙන් යම් නිශ්චිත පැය ගණනක් පුරාවට වැඩ කොට දවස පුරාම සුදුසු පරිදි කෙටි විවේක ගැනීම මෙය කළ හැකි කදිම ආකාරයක්.

4. සෑම විටම සබැඳී සිටින්න

දිගු කාලයක් එක දිගට තනිව සිටිමින් වැඩ කිරීමේදී එය හිසරදයක් වීමටත් ඔබේ ප්‍රබෝධමත්භාවය අහිමි කරවීමටත් ඉඩ තිබෙනවා. මේ නිසා අන්තර්ජාලය හරහා හෝ අන් අය සමග සම්බන්ධ වී අල්ලාප සල්ලාපයේ යෙදීම වැදගත්. විශේෂයෙන්ම, ඔබේ කාර්යාල සගයන් සමගත්, අනෙකුත් මිතුරන් සමගත් රාජකාරියෙන් පරිබාහිර මාතෘකා ගැන සැහැල්ලු කතාබහක නිරත වීම වටිනා උපක්‍රමයක්.

තම සේවකයන්ට නිවසේ සිට රාජකරී වැඩ කටයුතු ඉටු කරන්නට අවසථාව සලසා දීම මෙන්ම ඔවුන් ඉටු කරන වැඩ කොටස දුර සිට කළමනාකරණය කිරීම බොහෝ දෙනාට අසීරු යැයි පෙනෙන දෙයක් විය හැකියි. එහෙත්, විවිධ සමාගම් හා ආයතනවලට මනා කළමනාකරණයක් හා ඵලදායීතාවක් පවත්වා ගැනීමට සඳහා එමගින් ඇති ප්‍රතිලාභ සුළුපටු නෑ. මෙහිදී එවැනි සේවා සංස්කෘතියක් සඳහා පසුබිම සකස් කිරීම උදෙසා සමාගම් හා ආයතනික නායකයන් දුර සිට වැඩ කිරීම සඳහා පවතින මෙවලම් හා තාක්ෂණික ක්‍රමවේද ගැන අවබෝධයකින් පසු වීම කාලීන වශයෙන් වැදගත් කාරණයක් බව අපේ රටේ පවතින තත්ත්වය දෙස බැලීමෙන්ම පැහැදිලි වෙනවා.

   
Access
Subscribe to This Blog
For the latest business insights and industry trends

Inside Access යනු වඩා දැනුම්වත් සංවාද වෙත සහාය දක්වමින් තොරතුරු ප්‍රවර්ධනය අරමුණු කරගෙන Access සමාගම විසින් පවත්වාගෙන යනු ලබන වෙබ් අඩවියකි. පුද්ගලයන්ට, ව්‍යාපාරික සමාගම්වලට මෙන්ම සමස්ථ ශ්‍රී ලාංකික ප්‍රජාවටම වැදගත් වන දැනුම් මූලාශ්‍රයක් ලෙස කටයුතු කිරීම උදෙසා රාජ්‍ය හා පෞද්ගලික යන දෙඅංශයේම ආයතන සමග අපි සමූපව කටයුතු කරන්නෙමු.