access_logo

ශ්‍රී ලංකාවේ ප්‍ර‍ථම තොරතුරු බ්ලොග් අඩවිය. අනුග්‍රහය Access.

නිවසේ සිට වැඩ කිරීම සදහා ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ පසුබිම සැකසීම

 

කාර්යක්ෂම දුරස්ථ සේවා පරිසරයක් අති කිරීම සඳහා අවශ්‍ය ප්‍රොටොකෝල හා ක්‍රියාවලි කළමනාකරණය පවත්වා ගැනීම අභියෝගයක්. (P1)

 

හැඳින්වීම

සේවකයන්ට කාර්යාල තුළට ඒකරාශි වී වැඩ කිරීම තවදුරටත් අසීරු කර ඇති පවතින තත්ත්වය හමුවේ වැඩ කළමනාකරණය කරගැනීම උදෙසා විවිධ සමාගම් හා ආයතනවලට තමන් සතු සේවා ක්‍රියාවලි ප්‍රොටොකෝල නොහොත් කාර්ය පරිපාටි ගැන නැවත සිතා බැලීමට සිදුව තිබෙනවා. ඇතැම් රැකියාවන් කිරීමේදී අදාළ ස්ථානයෙහි රැඳී සිටීම අනිවාර්යෙන්ම කරන්නට සිදු වුණත් බෙහෝ සම්බන්ධීකරණ හා සහායක සේවා විමධ්‍යගත හා තැන තැන විසිරී සිටින කණ්ඩායමක් වෙතින් ලබා දිය හැකි බව පෙනෙනවා. එහෙත් එහිදී මුහුණ දෙන්නට සිදු වන බරපතල අභියෝගද නැතුවාම නොවෙයි. විවිධ ආයතන භෞතික වශයෙන් කාර්යාල වෙනුවෙන් විශාල වියදමක් දරනනේද හේතු විරහිතව නොවන බව අප දන්නවා. ව්‍යාපෘති කළමනාකරණය වෙනුවෙන් අද පවතින අන් කවර මෙවලමක් හෝ මෘදුකාංගයකට වඩා වැඩි ප්‍රතිලාභ ප්‍රමාණයක් කළමනාකාරවරුන් හා සේවකයන් යන දෙපිරිසම වෙත ලබා දෙන්නට එකී කාර්යාල අවකාශවලට හැකිව තිබෙනවා. මේ නිසා, අදාළ ආයතනික සංස්කෘතිය වෙනසකට බඳුන් නොකර මෙම ලිපියේ එන ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ මෙවලම් හිටි හැටියේම ක්‍රියාත්මක කරන්නට යාම තුළින් සිදු වන්නේ සේවකයන් වැඩ කිරීමේදී අසමත් වීම පමණයි. දුර සිට වැඩ කිරීමේදී මුහුණ පාන්නට සිදු වන අභියෝග ගැන සමස්ථ ආයතනික කාර්ය මණ්ඩලයම හඳුනාගත යුතු අතරම අවශ්‍ය වන රෙගුලාසි හා මාර්ගෝපදේශනයන් ආදිය නිසි පරිදි යොදා ගැනීමද වැදගත් වෙනවා. මෙකී මාර්ගෝපදේශනයන් ගැන වැඩිමනත් තොරතුරු මේ සම්බන්ධයෙන් අප මීට කළින් පළ කළ මෙම ලිපියෙන් කියවන්න පුළුවන්.

නිවසේ සිට වැඩ කිරීම සාර්ථක කරගන්නට නම් ඉතාම සූක්ෂ්ම සැලසුම් කිරීමක් හා මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් හා නිම කළ යතු වැඩ කොටස වෙත ගැඹුරින් හැරී බැලීමක් අවශ්‍ය වෙනවා. භෞතික වශයෙන් සෑම දෙනාම කල් ගෙවන සාම්ප්‍රදායික කාර්යාල පරිසරයක් තුළ විවිධ ක්‍රියාවලීන්ට අදාළ ගැටළු හා අපැහැදිලිතා වැඩ කරගෙන යන අතරේදී හඳුනාගෙන විසඳා ගන්නට හැකියාව තිබෙනවා. මේ අනුව සලකා බැලීමේදී නවීන තාක්ෂණය පාදක කරගත් ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ මෘදුකාංග මෙවලමක් පාදක කරගත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලියකදී පැති දෙකක් වෙත අවධානය යොමු කරන්නට සිදු වෙනවා. මින එකක් තමයි කළමනාකරුවන් සිය කණ්ඩායමේ මෙහෙයුම් වෙත ගැඹුරින් යොමු වී මතු විය හැකි අපැහැදිලිතා සියල්ල මගහැරවීමයි. අනෙක් කරුණ නම්, වැඩ කාර්යක්ෂම කරගැනීම සඳහා එකකට වැඩි මෘදුකාංග මෙවලම් ප්‍රමාණයක් එකවර යොදා ගැනීමට සිදු වීමයි.

දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායම් අන්තර්ජාලය පාදක කරගත් නවීන මෘදුකාංග යෙදුම් කිහිපයක්ම භාවිත කරනවා. මින් සමහරක් නම්, වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ හා පණිවුඩ හුවමාරු යෙදුම්, ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ යෙදුම් හා ලිපිගොනු කළමනාකරණ යෙදුම් ආදියයි. අදාළ අවශ්‍යතාවන්ට අනුකූලව මේ අතරින් එකකට වැඩි යෙදුම් ප්‍රමාණයක් භාවිත කරන්නට බොහෝ කණ්ඩායම් පෙළඹෙනවා. ඒ ඇසුරින් කණ්ඩායමේ වැඩ කොටස මනාව කළමනාකරණය කරගන්නා අතරම කණ්ඩායම සතු සම්පත් නිසියාකාරව යොදාගෙන කාර්යයන් සාර්ථක කරගැනීම එහි අරමුණයි. විශේෂයෙන්ම සුළු හා මධ්‍ය පරිමාණ ව්‍යවසායයන් මේ අතරින් තමන්ට වඩාත්ම ගැලපෙන්නේ කුමක්ද යන්න හා සංකලනය කර ගත යුතු යෙදුම් තීරණය කරගත යුතුයි. බොහෝ යෙදුම් සඳහා මසකට එක් සේවකයෙකුට වැය වන්නේ ඩොලර් 10ක් වැනි සුළු මුදලක්. විශාල ව්‍යවසායයන් සඳහා වෙනම මහා පරිමාණ පැකේජ ලබා ගන්නත් පුළුවන්.

 
 
smart phone communication

නවීන ස්මාර්ට් දුරකතන හා පණිවුඩ හුවමාරු යෙදුම් නිසා මුළු ලෝකයේම තොරතුරු ඔබේ අත්ලට පත් වෙනවා. එහෙත්, ඒ තොරතුරු පාදක කරගනිමින් අප වැඩ කරන්නේ කෙසේද? (P2)

 

සන්නිවේදන හා කළමනාකරණ යෙදුම්

ඊ-මේල්, වට්ස්ඇප් හා අනෙකුත් චැට් මැසෙන්ජර් යෙදුම් හරහා ඔබ දැනටමත් අන් අය සමග අදහස් බෙදාහදා ගන්නවාට සැකයක් නෑ. කොහොම වුණත් එකකට එකක් සම්බන්ධ නොවන මාධ්‍ය කිහිපයක් ඔස්සේ එකම කාරණා ගැන සන්නිවේදනයන් සිදු වීමෙන් එකම වැඩේ නැවත නැවතත් කරන්නට සිදු වීම හෝ ගැලපෙන පුද්ගලයන්ගේ සහාය අදාළ කාර්යය සඳහා නොලැබීම හෝ සිදු වෙන්න පුළුවන්. මේ නිසා, කණ්ඩායමක් දුර සිට වැඩ කරන විට සෑම අයෙකුම වෙත නිවැරදි හා යාවත්කාලීන තොරතුරු ලැබීම අතිශයින්ම වැදගත්. පණිවුඩ හුවමාරුව සඳහා එකකට වැඩි යෙදුම් ප්‍රමාණයක් යොදා ගත්තාට ගැටළුවක් නෑ. නමුත්, එසේ කරන්නේ නම් ඒ විවිධ යෙදුම් ඔස්සේ සන්නිවේදනය වූ කරුණු සියල්ල ඒකරාශී කොට අදාළ ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ යෙදුම තුළට නැවත එකතු කරන්නට වෙනම කෙනෙකු අවශ්‍ය වෙනවා. මෙම අපහසුතාව මගහරවා ගැනීමට විකල්පයක් වශයෙන් Slack වැනි ව්‍යාපෘති සන්නිවේදන යෙදුමක් යොදා ගන්න පුළුවන්.  ඉතාම පහසු පණිවුඩ මගින් සෑම අයෙකුම වෙත අදාළ තොරතුරු ලැබෙන බව සහතික කරන්නට මෙම යෙදුම හරහා පුළුවන්. කෙසේ වෙතත්, ඔබේ කණ්ඩායම බොහෝ අවස්ථාවල ඔබේ සමාගමෙන් පරිබාහිර පුද්ගලයන් සමග සන්නිවේදනයේ යෙදෙන එකක් නම් ඇතැම් විට මේ වගේ යෙදුමක් ඔබට හොඳම එක නොවන්නට පුළුවන්. නමුත් අති විශාල අභ්‍යන්තර සන්නිවේදනයන් සහිත විශාල ප්‍රමාණයේ කණ්ඩායම් සඳහා මෙය විශිෂ්ට යෙදුමක්. දුරස්ථ සේවා කණ්ඩායමකට එකතු වෙන්න පුළුවන් වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ පහසුකම්ද මෙම යෙදුමේ තිබෙනවා.

 
 
video conferencing

දුර සිට වැඩ කිරීමේදී අත්‍යවශ්‍ය අංගයක් තමන් වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ කියන්නේ. (P3)

වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ

4G  හා ෆයිබර් සන්නිවේදන ජාල වැනි තාක්ෂණික පරිවර්තනයන්හි ප්‍රතිඵලයක් වශයෙන් කැඩි කැඩී පෙනෙන පින්තූර සිහත දුෂ්කර වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ කල් ඉකුත් වී තිබෙනවා. එමෙන්ම ව්‍යාපාර සඳහා නව වාසි රැසක්ම ඉන් උදා වී තිබෙනවා. අප මීට කලින් පළ කළ ලිපියේදී අවධාරණය කළ පරිදි හොඳ සන්නිවේදන  ක්‍රියාවලියක් තුළින් විවිධ අභියෝග හා ගැටළු ඉක්මනින්ම විසඳා ගැනීම සහතික කර නොතිබුණහොත් දුරස්ථව වැඩ කරන කණ්ඩායම් තුළ මතු විය හැකි විවිධ දුෂ්කරතා සෑහෙන කාලයක් යන තුරු ඉස්මතුව පෙනෙන්නේ නැහැ. එසේම, සේවකයන්ට තමන් හුදෙකලා වී ඇති බවක් මෙන්ම සමස්ථයක් වශයෙන් සිය සමාගමෙන් ඈත්ව කල් ගෙවනවා වැනි හැඟීමක් දැනීමත් දුරස්ථ සේවා පරිසරයක් තුළ අමුතු ලක්ෂණයක් නොවෙයි. විවිධ සේවකයන්ට එකට සහභාගී වීමට ඉඩ සලසන Zoom හා Hangouts වැනි යෙදුම් හරහා කාර්යක්ෂම වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණයන් පැවැත්වීම මේ ගැටළුවට සාර්ථක පිළියමක් විය හැකියි.

 
 
Collaborating on Spreadsheet

සෑම දෙනාටම එකම ලේඛනයක් මත හවුලේ වැඩ කරන්නට ඉඩ ලැබීමත් ප්‍රතිලාභයක් තමයි.(P4)

 

ලේඛන හුවමාරු කරගැනීම හා හවුලේ වැඩ කිරීම

ඔබට ඔබේ ලිපි ලේඛන සියල්ලම අන්තර්ජාලයෙන් විසම්බන්ධිත පරිගණකයක් තුළ, ඔබේම සර්වරයක් තුළ හෝ GSuite හා Office 365 වැනි ප්‍රසිද්ධ ක්ලවුඩ් සේවාවක් තුළ පවත්වා ගන්නට පුළුවන්. එහෙත්, එක්ව වැඩ කිරීමේදී ඉතා හොඳ ලිපි කළමනාකරණ ක්‍රමවේද අනුගමනය කිරීම අනිවාර්යෙන්ම කරන්නට සිදු වෙනවා. මේ ක්‍රමවේද නිසි පරිදි අනුගමනය නොකළහොත් නිවසේ සිට වැඩ කරන්නට යාමේදී ප්‍රමාද වීම් හා තවත් ගැටළු රැසක් ඉස්මතු වීම වළක්වන්නට බෑ. සාම්ප්‍රදායික කාර්යාල පරිසරයක් තුළ කිසියම් සේවකයෙකුට යම් ලිපියක් හෝ ගොනුවක් සොයා ගැනීමට නොහැකි නම් ඒ ගැන තවත් අයෙකුගෙන අසන්නට පුළුවන්. එහෙත් දුර සිට වැඩ කිරීමේදී එසේ කරන්නට අසීරු වෙනවා වගේම විශාල කාලයක් නිකරුණේ අපතේ යාමටත් ඉඩ තිබෙනවා. මේ නිසා සමස්ථ කණ්ඩායමේම කාර්යක්ෂමතාව හා ප්‍රබෝධමත්භාවයට බාධා ඇතිවෙන්න පුළුවන්. Gsuite හෝ Office 365 වැනි සේවාවක් ලබා ගැනීමේ ප්‍රධානතම වාසිය තමයි කණ්ඩායමේ සෑම දෙනාටම එකම ලිපියක එකම අවස්ථාවේදී වැඩ කරන්නටත්, විවිධ අය සිදු කළ වෙනස්කිරීම්, සංශෝධනයන් ආදිය වෙනමම ‘සංස්කරණ ඉතිහාසයක්’ ලෙස පෙන්නුම් කිරීමටත් එහිදී ඉඩ තිබීම. එසේම, ඒවායෙහි කමෙන්ට් කිරීමේ පහසුකම් හරහා නිශ්චිත සේවකයන් වෙනුවෙන් නිශ්චිත අවස්ථාවල විවිධ අදහස් හා කමේන්ට්ස් යොමු කරන්නත් පුළුවන්.

 
 
kanban board

Kanban පුවරු හා Gantt charts ආදී ව්‍යාපෘති කළමනාරකණ මෙවලම් බොහෝ ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ යෙදුම්වලට අනුගත කර තිබනෙවා. (P5)

ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ මෘදුකාංග යෙදුම්

මේ වන විට ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ මෘදුකාංග රැසක් දක්නට ලැබෙන අතර මේ සියල්ලම පාහේ පහසුවෙන්ම ඔබට ඉතාම හුරු පුරුදු outlook හෝ gmail වැනි සේවාවන් සමගද ඒකාබද්ධ කොට වැඩ කරන්නට පුළුවන්. මෙහිදී ඔබේ අරමුණු සඳහා වඩාත් ඔබින්නේ කවර යෙදුමද යන්න තෝරා ගැනීමේදී ඔබට ඉටු කිරීමට අවශ්‍ය ව්‍යෘපෘතිය කුමක්ද යන්න සලකා බැලීම වැදගත්. ඉහතද කී පරිදි ඔබේ සමාගම විශාල පරිමාණයේ එකක් නම් ඉතාම තරගකාරී මිළ ගණනක් යටතේ විවිධ සේවා සියල්ලම එකම තැනකින් ලබා දෙන Microsoft Project and Portfolio Manager වැනි යෙදුමක් ගැන සිතන්නට පුළුවන්.

කිසියම් ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියක් මුළුමනින්ම ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ යෙදුමකට ඒකාබද්ධ කිරීම සඳහා ඔබට ඒ ඒ සේවා කණ්ඩායමේ අවශ්‍යතා මත පදනම්ව එකකට වැඩි යෙදුම් ගණනක් එකවර යොදා ගන්නට සිදු විය හැකියි. එහිදී ඒ සියලුම යෙදුම් සම්බන්ධ කර ඇති එක් ප්‍රධාන මෘදුකාංග යෙදුමක් තබා ගැනීමත් වැදගත් වෙනවා.

සාමාන්‍යයෙන් කාර්ය ප්‍රවාහ කළමනාකරණය වෙත අවධානය දක්වන බොහෝ ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ යෙදුම් සෑම ව්‍යාපාරික අංශයකම පරිහරණයට ගත හැකි ඒවා වීම විශේෂයි. ඒ අතරින් කිහිපයක් මෙහෙි දැක්වෙනවා:  Jira Core, Asana, Mavenlink, Clickup, Bitrix24, Basecamp, and Notion. සෑම අයෙකුටම ගැලපෙන ක්‍රියාවලි කළමනාකරණ ව්‍යුහයක් නිර්මාණය කිරීම උදෙසා මේ සෑම මෘදුකාංග යෙදුමක්ම වෙනස් කරගත හැකියි. එසේම මේ අතරින් බොහොමයක් යෙදුම් විශේෂිත අරමුණු සඳහා නිර්මාණය කර ඇති Miro හා Salesforce ආදී පාරිභෝගික සබඳතා කළමනාකරණ  (CRM)  යෙදුම් සමගත් ඒකාබද්ධ කරන්නට පුළුවන්.  කුඩා ප්‍රමාණයේ කණ්ඩායම් සඳහා Basecamp  හොඳ යෙදුමක් වන අතර සන්නිවේදන සේවා රැසක් ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ හා ඒකාබද්ධ කරන Bitrix24  කයින්නේත් හොඳ තෝරාගැනීමක්.

කිසියම් කණ්ඩායමක් සාර්ථකව කළමනාකරණය කරන්නට නම් සෑම සේවකයෙකුගේම වැඩ කොටස මනාව සන්නිවේදන කර ඇති බව කළමනාකරුවන් විසින් සහතික කරගැනීම ඉතාම වැදගත්. පාරිභෝගිකයෙකු වෙත ඇමතුමක් ගන්නා විට විශේෂයෙන්ම ඇසිය යුතු කරුණු මොනවාද, කිසියම් සැලසුම් කිරීමකදී ආමන්ත්‍රණය කළ යුතු අවශ්‍යතා මොනවාද, ලබා ගත යුතු අනුමත කිරීම් ආදිය මෙහිදී වැදගත් වෙන්න පුළුවන්. මෙය සාර්ථකව කරගැනීමට නම් අප මොන යෙදුම යොදා ගත්තත් එය හුදෙක් තාක්ෂණික මෙවලමක් පවණත් බවත්, කාර්යයන් සාර්ථක කරගැනීමට හේතු වන්නේ අදාළ කණ්ඩායමේ වැඩ කළමනාකරණය කරගන්නා ආකාරය බවත් සිහිතබා ගැනීම වැදගත්. මෙවැනි තාක්ෂණික මෙවලම් එකී සේවා ව්‍යුහයට සහාය දැක්වීමට යොදාගත හැකි වුණත් විවිධ අහඹු තත්ත්වයන්ට ප්‍රතිචාර දක්වමින් විවිධ ක්‍රියාවලීන් සාර්ථක වීම සඳහා සිදු විය යුතු වෙනස්කම් භාර ගැනීම ඉතාම වැදගත්.

   
Access
Subscribe to This Blog
For the latest business insights and industry trends

Inside Access යනු වඩා දැනුම්වත් සංවාද වෙත සහාය දක්වමින් තොරතුරු ප්‍රවර්ධනය අරමුණු කරගෙන Access සමාගම විසින් පවත්වාගෙන යනු ලබන වෙබ් අඩවියකි. පුද්ගලයන්ට, ව්‍යාපාරික සමාගම්වලට මෙන්ම සමස්ථ ශ්‍රී ලාංකික ප්‍රජාවටම වැදගත් වන දැනුම් මූලාශ්‍රයක් ලෙස කටයුතු කිරීම උදෙසා රාජ්‍ය හා පෞද්ගලික යන දෙඅංශයේම ආයතන සමග අපි සමූපව කටයුතු කරන්නෙමු.