access_logo

ශ්‍රී ලංකාවේ ප්‍ර‍ථම තොරතුරු බ්ලොග් අඩවිය. අනුග්‍රහය Access.

දුරස්ථ සේවා පරිසරයකට ගැලපෙන සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් හා කාර්යසාධන නිර්ණායක සැකසීම

 

නිවසේ සිට විවිධ කාර්යයන් ඵලදායී ලෙස ඉටු කිරීමට නම් සේවා කණ්ඩායමක සාමාජිකයන් වෙත නිසි මගපෙන්වීම් ලැබිය යුතුයි (P1)

පවතින ව්‍යාපාරික සේවා පරිසරයන් දුරස්ථ සේවා ආකෘතියකට අනුගත කිරීම තරමක් අසීරු කාර්යයක් වුණත් රට තුළ මේ වන විට උද්ගතව ඇති ව්‍යසනකාරී වාතාවරණය හේතුවෙන් සුළු හා මධ්‍ය පරිමාණ ව්‍යවසායයන් මෙන්ම මහා පරිමාණ සමාගම්ද රැසකටම සිය සේවකයන්ගෙන් නිවසේ සිට වැඩ කරවා ගැනීමට සිදුව තිබෙන බව අප දන්නවා.

මෙම පරිවර්තනයෙහි කොටසක් වශයෙන් ව්‍යාපාරික සමාගම් මෙන්ම වෙනත් ආයතනත් සිහිතබා ගත යුතු වැදගත්ම කාරණයක් තමයි නිවසේ සිට රාජකාරීන් ඉටු කිරීම වඩා සාර්ථකව කරන්නට නම් නව මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් හා වැඩ කරන ක්‍රමවේද ආදිය යොදා ගැනීම අවශ්‍ය බව. මීට කලින් පළ කළ ලිපියේදී අප දුරස්ථ සේවා කණ්ඩායමක් කළමනාකරණය කරගන්නා ආකාරය හා එසේ කිරීමට අවශ්‍ය තාක්ෂණික මෙවලම් ආදිය ගැන සාකච්ඡා කළා. මෙම ලිපියේදී අප අවධානය යොමු කරන්නේ දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායමක කාර්යක්ෂමතාව හා ඵලදායීතාව පවත්වා ගැනීම උදෙසා යොදා ගත යුතු සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් (Standard Operating Procedures) මෙන්ම ප්‍රධාන කාර්යසාධන දර්ශක (Key Performance Indicators) ගැන සාකච්ඡා කරන්නයි. තම ප්‍රධානතම අරමුණ වන ව්‍යාපාරික වර්ධනය හා ආදායම් වැඩිකර ගැනීම පසුපස හඹා යන බොහෝ ව්‍යාපාරික කණ්ඩායම්වලට සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් යන්න වැදගත්කම අතින් දෙවෙනි තැනට වැටෙන්නක් ලෙස හැඟෙන්නට ඉඩ තිබුණත් දුර සිට වැඩ කරන කණ්ඩායම්වලට නම් ඒ ඒ කණ්ඩායමේ සිටින සෑම පුද්ගලයෙකුටම තමන්ගෙන් ඉටු වීමට අවශ්‍ය දේ මනාව පැහැදිලි කරගෙන සමස්ථ ක්‍රියාවලියට දායක වෙන්න වගේම කළමනාකරුවන්ගේ සේවා නිරීක්ෂණ පියවර සාර්ථක වෙන්නත් ඒවා අත්‍යවශ්‍ය බව කියන්න අවශ්‍යයි. ඒ නිසා මේ දක්වාම අද කාලයට ඔබින නව සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් නොහොත් SOPs නොමැති සමාගම්වලට ඒවා පිහිටුවා ගන්නත් මෙම අවස්ථාව යොදාගන්න පුළුවන්.

 
 
process design

ඔබේ ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් ස්ථාපිත කරගැනීමේදී සමස්ථ කාර්ය මණ්ඩලයම සමග ගනුදෙනු කරන්න. (P2)

සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලි (SOPs)

සරලවම කියනවා නම් සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලි නොහොත් Standard Operating Procedures (SOPs) කියන්නේ කිසියම් ක්‍රියාවලියකට අදාළ ක්‍රියාකාරකම් හා අදාළ පියවර සියල්ලම දැක්වෙන උපදෙස් මාලාවක්. සෑම කාර්යයකටම අදාළ පිරික්සුම් ලැයිස්තුවක් නොහොත් checklist සහිතව කාර්යයන් අනුපිළිවෙළට එකකට පසුව එකක් යෙදෙන ආකාරයට මෙය තිබෙන්න පුළුවන්. මෙවැනි ආකෘතියක් කුඩා ව්‍යාපාර ආදියට ඉතාම ගැලපෙනවා. එසේත් නොමැති නම් සම්මත මෙහෙයුම් ක්‍රියාවලීන් දීර්ඝ ගලායාමේ සටහන් ඇසුරින්ද දක්වන්න පුළුවන්. ඒ විශාල සමාගම් උදෙසා. මෙහිදී යොදා ගන්නා Business Process Model and Notions (BPMN) නමැති සටහන් විශේෂය කිසියම් ක්‍රියාවලියක ආරම්භය හා අවසාදන, අවශ්‍ය වන විවිධ කාර්යයන්, තීරණ ගැනීමේ ස්ථාන, සිදු කළ යුතු ලේඛනගත කිරීම් හා සන්නිවේදනය කළ යුතු නොරතුරු මෙන්ම පවත්වා ගත යුතු දත්ත සමුදායයන් ආදිය ඇතුළත් වන පරිදි තොරතුරු රූපික අයුරින් දක්වන්න ඉතාම යෝග්‍ය උපක්‍රමයක්. BPMNs  සඳහා කෙටි එහෙත් කදිම හැඳින්වීමක් මෙම වීඩියෝ නැරඹීමෙන් ලබාගන්න පුළුවන්. ඔබ විශාල පරිමාණයේ සමාගමක සාමාජිකයෙකු නම් දැනටමත් ඔබ විසින් තත්ත්ව කළමනාකරණ පද්ධතියෙහි කොටසක්  වශයෙන් ISO 9000  ප්‍රමිතීන් ක්‍රියාත්මක කර තිබෙන්නට ඇති ඉඩකඩ වැඩියි. යොදා ගන්නා ප්‍රමිතීන් හා ආකෘති කවර ආකාරයේ ඒවා වුණත්, හැකිතාක් සරල ක්‍රියාවලි පිහිටුවීම තුළින් සැම අයෙකුටම ඉතා පහසුවෙන් ඒවා අනුගමනය කරන්නට අවකාශ සැලසීම ඉතාම වැදගත්.

දුරස්ථ සේවා රාමුවක් නොහොත් පසුතලයක් සකස් කිරීමේදී සලකා බැලිය යුතු ඉතාම වැදගත් කාරණාවක් වන්නේ ඔබේ ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් දෙස නැවත හැරී බලා ඒවා නිසි පරිදි ඩිජිටල්කරණයට ලක් කිරීමයි. මෙය කිරීම සඳහා ඔබ සමස්ථ සේවා කණ්ඩායමේම දායකත්වය ලබා ගැනීම ප්‍රයෝජනවත් වෙනවා. එසේ කිරීම තුළින් ඔබේ ව්‍යාපාරික කාර්යයට අදාළ සෑම කටයුත්තක්ම ඉටු කිරීමට ඇති අවශ්‍යතා ගැන වඩා පුළුල් වැටහීමක් ඇති කරන්න පුළුවන්. එසේම පැහැදිලි ආරම්භක හා අවසාන ඉලක්කයක් තිබීමත් වැදගත්. ඉතාම සුමට ලෙස කාර්යයන් ඉටු කරන්නට එවිට පුළුවන්.

ඔබේ ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් දෙස නැවත හැරී බැලීමට අමතරව අදාළ සමාගමේ කළමනාකරණ කණ්ඩායමද දුර සිට වැඩ කිරීමේදී මතු වන දුෂ්කරතා සැලකිල්ලට ගනිමින් ඒවා විසඳීමට හා ඒ තුළින් සේවක උද්යෝගය වැඩි කිරීමට පියවර ගැනීමත් අවශ්‍ය වනවා. මෙහිදී ජයගත යුතු ප්‍රධාන පෙළේ අභියෝග කිහිපයක් වශයෙන් සන්නිවේදනය මදිකම හා විනිවිදභාවය අඩු වීම මෙන්ම සේවකයන්ගේ කැපවීම හා ආකල්පමය මතවාද ආදිය සඳහන් කරන්න පුළුවන්.

  • දුරස්ථ සේවා අවකාශය සඳහා සේවකයන්ට මුණගැසිය හැකි අතථ්‍ය අවකාශයක් සකස් කරන්න - දුර සිට වැඩ කිරීමේදී ඒ ඒ සේවකයා සතු අපේක්ෂා අවධාරණය කරමින් අවශ්‍ය වන නව මෙවලම් හා සේවාවන් මෙන්ම තාක්ෂණයන් හඳුන්වා දෙන්න.
  • සෑම දිනයකම ආරම්භයේදී සේවකයන් අදාළ කාර්යයන් වාර්තා කිරීම සඳහා අතථ්‍ය සේවා වාර්තා කිරීමේ ක්‍රමවේදයක් සකස් කරන්න - පෙර දින කළ දේවල්, දැනට කරමින් සිටින දේවල් හා පවතින අභියෝග ආදිය හඳුනා ගැනීමට එය වැදගත්.
  • සියලු විස්තර එකම තැනකින් දැකගත හැකි ‘ඩෑෂ්බෝඩ්” සකසන්න - සෑම දිනකම ඉටු කළ යුතු විශේෂිත වැඩ කොටස අදාළ කණමනාකරුවන් හා කණ්ඩායම් සාමාජිකයන් වෙත ලබා දෙන්නට එවිට පුළුවන්.
  • දෛනික වීඩියෝ සම්මන්ත්‍රණ රැස්වීම් ඔස්සේ සියලුම ව්‍යාපෘතීන්හි පවතින තත්ත්වය ගැන සාකච්ඡා කිරීමට අවස්ථාව සලසන්න.
  • සේවකයන් එකිනෙකාට උදවු කරන බව සහතික කිරීමටද ක්‍රමවේදයක් සකස් කිරීම තුළින් නිවසේ සිට වැඩ කිරීමේදී ඇති වන ආතතිය හා හුදෙකලා හැඟීම තුරන් කරන්නට පියවර ගන්න.
  • ඒ ඒ කාර්යයට අදාළ කාර්යසාධන දර්ශක පිහිටුවීම තුළින් සේවකයන්ගේ  ක්‍රියාත්මක කර ඇති පද්ධතිවල සාර්ථකත්වය ගැන පසු ප්‍රතිචාර දැනගැනීමටත්, දුර සිට වැඩ කිරීමේදී එක්ව කටයුතු කිරීම ඉහළ නැංවීම පහසු කිරීම සඳහාත් අදහස් ලබා ගැනීමේ ප්‍රශ්නමාලා හඳුන්වා දෙන්න.

ඔබට ඔබින දුරස්ථ සේවා අවකාශය පිහිටුවීමේදී හා අදාළ කණ්ඩායම ඊට අනුගත කිරීමේදී ඵලදායීතාව පහළ බැසීමට ඉඩ ඇති බව සැලකිල්ලට ගැනීමත් වැදගත්. එය අපේක්ෂා කරන්නට සිදු වන තත්ත්වයක්. මේ නිසා සෑම කෙනාටම උචිත ආකාරයකින් ඔබේ දුරස්ථ සේවා පසුතලය කාර්යක්ෂම කළ යුතු ආකාරය සම්බන්ධයෙන් වඩා සහයෝගී ප්‍රවේශයක් අනුගමනය කිරීම ඉතාම වැදගත්.

 
 
Measuring effectiveness

ඔබේ ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ පද්ධතියේ සාර්ථකත්වය දැනගැනීමට ඇති හොඳම සාධකය වන්නේ යොදාගත යුතු මිනුම්කරණ ක්‍රමවේදය කුමක්ද යන්න නිවැරදිව තෝරාගැනීමයි. (P3)

ප්‍රධාන කාර්යසාධන දර්ශක (Key Performance Indicators - KPIs)

ප්‍රධාන කාර්යසාධන දර්ශක යනුවෙන් හැඳින්වෙන්නේ කිසියම් සමාගමක් කොතරම් සාර්ථකව සිය ඉලක්ක හඹා යන්නේ යන්න දැනගැනීමට යොදා ගැනෙන ක්‍රමවේදයක්. සෑඹ කණ්ඩායමකටම අදාළ මෙවැනි දර්ශක තිබෙන අතරම දුර සිට වැඩ කිරීමේදී සේවකයන් වෙත එකී දර්ශක සම්බන්ධයෙන් පැහැදිලි අවබෝධයක් ලැබී තිබෙනවාද යන්න සැකහැර දැනගැනීම ඉතාම වැදගත්. සෑම කාර්යයක්ම සරල, ආයතනික අරමුණුවලට අදාළ, මිනුම්ගත කළ හැකි, ළඟාකරගත හැකි හා විනිවිදභාවයෙන් යුතු එකක් වීම ප්‍රයෝජනවත් වෙනවා.

ව්‍යාපෘති කළමනාකරණ මෙවලම් යොදා ගනිමින් දුරස්ථ සේවා කණ්ඩායමක සිටින සෑම අයෙකුම වැඩ කරන පැය ගණන් මැනගන්න පුළුවන් වුණත් ඔබේ ආයතනික සංස්කෘතිය මත පිහිටමින් ප්‍රතිඵල කෙරෙහි අවධානය යොමු කිරීම ඊට වඩා ඵලදායී වෙනවා. විශාල කාර්යයන් කුඩා අනු කාර්යයන්ට බෙදා දැක්විය යුත්තේ ඒ නිසයි. ගුණාත්මක ප්‍රතිඵල ඉලක්ක කරගත් මගපෙන්වීම්ද සමගින් සේවක ඵලදායීතාව මිනුම්ගත කිරීමට සහායක් ලැබෙන්නේ එමගිනුයි.

ඔබ විසින් මිනුම්ගත කළ යුතු වැදගත්ම නිර්ණායකයක් වශයෙන් සන්නිවේදනය සඳහන් කරන්න පුළුවන් වන්නේ දුරස්ථ සේවා කණ්ඩායමක සාර්ථකත්වයට එය ඉතාම වැදගත් වන නිසයි. මෙහිදී පහත කරුණු සලකා බලන්න පුළුවන්:

කණ්ඩායම් රැස්වීම්වලට සහභාගී වීම

කණ්ඩායම් සන්නිවේදන නාලිකා ප්‍රයෝජනයට ගැනීම

බාධක හා ප්‍රමාදවීම්

සේවකයන්ට අදාළ ප්‍රධාන කාර්යසාධන දර්ශක ඇගයීමට ලක් කෙරෙන නිර්ණායක ගැන අවබෝධයක් ලබා දී ඇති වීම ඉතාම වැදගත්. එවිට නිදහසේ හා නිරවුල්ව සිය කාර්යයන් ඉටු කිරීමට සේවකයන්ට ඉඩ ලැබෙනවා. එසේම, එකී කාර්ය සාධාන දර්ශක හුදෙක් අදාළ සේවා කණ්ඩායම්වල කාර්යසාධනය පමණක් නොව යොදා ගන්නා ක්‍රමවේද හා තාක්ෂණයන් ගැනත් මිනුම්ගත කරණ බව සිහිතබා ගැනීම වැදගත්. යොදා ගන්නා ක්‍රමවේද සම්බන්ධයෙන් අදාළ සේවා කණ්ඩායමේ අදහස් විමසීම මේ නිසා අතිශයින්ම වැදගත්.

   
Access
Subscribe to This Blog
For the latest business insights and industry trends

Inside Access යනු වඩා දැනුම්වත් සංවාද වෙත සහාය දක්වමින් තොරතුරු ප්‍රවර්ධනය අරමුණු කරගෙන Access සමාගම විසින් පවත්වාගෙන යනු ලබන වෙබ් අඩවියකි. පුද්ගලයන්ට, ව්‍යාපාරික සමාගම්වලට මෙන්ම සමස්ථ ශ්‍රී ලාංකික ප්‍රජාවටම වැදගත් වන දැනුම් මූලාශ්‍රයක් ලෙස කටයුතු කිරීම උදෙසා රාජ්‍ය හා පෞද්ගලික යන දෙඅංශයේම ආයතන සමග අපි සමූපව කටයුතු කරන්නෙමු.